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Si vous voulez travailler à distance, vous devrez peut-être convaincre votre patron. Daniel Mobbs est au fait des compétences demandées, qui vont de la gestion de temps efficace aux communications confiantes.
Bien que le télétravail soit de plus en plus populaire, il ne sied pas à tout le monde. Là où certaines personnes sont faites pour exceller au-delà des quatre murs du siège social, d’autres risquent davantage de sombrer et de se brûler si aucun plan ou stratégie n’est en place pour les aider à appréhender ce nouveau mode de travail. « Les candidats doivent être honnêtes quant à leur propres capacités à gérer les responsabilités et les attentes élevées qui accompagnent le télétravail », déclare Anthony Curlo, PDG de la société de recrutement et d’augmentation de personnel informatique DaVinciTek (1).
La bonne nouvelle est qu’à peu près tout le monde peut apprendre et développer ces compétences et ces stratégies. Si vous observez les télétravailleurs pour qui cela se passe bien, vous verrez qu’ils ont plusieurs traits en commun. Donc, si vous essayez de convaincre votre patron (ou même vous-même) que le travail à distance est ce qu’il vous faut, commencez par vous demander honnêtement combien des caractéristiques ci-dessous partagez-vous avec vos collègues vaquant en liberté.
1. Ils gèrent leur temps de façon impitoyable
Le fait de travailler à distance ne signifie pas que votre temps vous appartient. Les patrons veulent savoir que vous gérez ce temps le plus efficacement possible. « L’objectif est de vous montrer aussi réactif, productif et efficace que si vous étiez au bureau », déclare Emma Sue Prince, auteure du guide sur la vie au bureau The Advantage (L’avantage).
Elle recommande d’allouer du temps au début de chaque semaine pour planifier vos priorités et estimer le temps que chaque tâche vous prendra. « Tout au long de la semaine, suivez vos progrès par rapport à ces objectifs afin de vous responsabiliser », dit-elle. « Encore mieux, étendez votre planification hebdomadaire à la planification quotidienne et découpez votre temps de travail en tranches pour vous concentrer sur des tâches spécifiques. »
Tobias van Schneider, graphiste indépendant travaillant à New York, recommande(2) d’utiliser une application de suivi temporel comme Toggl(3), qui enregistre non seulement votre temps, mais vous envoie également des rappels ponctuels pour que vous restiez en contrôle de la situation. « Que vous facturiez à l’heure ou non, calculez votre temps pour mieux vous rendre compte de la façon dont vous passez votre journée », conseille-t-il.
2. Ils établissent des limites claires entre le travail et les loisirs
Certaines études démontrent(4) que le personnel qui travaille à distance peut facilement travailler jusqu’à 75 heures par semaine (cumulant en moyenne des journées de travail plus longues que celles de leurs collègues au siège). Travailler à distance ne devrait pourtant pas signifier travailler 24 heures sur 24, 7 jours sur sept. Certains patrons peuvent considérer un employé « toujours au poste » comme un atout pour l’entreprise, mais les plus sensés verront plutôt cette attitude comme le chemin assuré vers l’insatisfaction et l’épuisement professionnel.
« Ces employés peuvent facilement travailler sans arrêt, s’ils prennent plaisir à ce qu’ils font », déclare Chris Dyer, auteur de The Power of Company Culture (Le pouvoir de la culture d’entreprise). « Mais vous avez besoin de limites pour sonner la cloche et vous déconnecter, afin d’éviter l’épuisement professionnel et la frustration. Les télétravailleurs qui savent quand prendre une pause restent concentrés sur leurs tâches et mobilisent le meilleur de leurs capacités.
Les télétravailleurs accomplis communiquent clairement à leurs collègues leurs horaires de travail, ainsi que les meilleurs moyens pour les contacter, que ce soit via Slack, Skype, courriel ou téléphone. Ils indiquent également quand ils sont absents pendant ces heures et, plus important encore, à quel moment ils se déconnectent pour la journée.
3. Ils sont des communicateurs conscients
« La communication est essentielle pour les télétravailleurs, mais cela ne se fait pas tout seul », explique Susana Rowles, directrice commerciale de Target Internet, une entreprise qui emploie une équipe entièrement à distance. « Ce n’est pas parce que vous ne pouvez pas regarder quelqu’un en face que vous ne pouvez pas créer de relation. Prenez le temps chaque jour pour communiquer avec vos collègues et intégrez cette habitude dans la mentalité de votre lieu de travail. »
Dans un article du Harvard Business Review(5), Erica Dhawan et Tomas Chamorro-Premuzic mettent en garde contre le risque de confondre communications brèves avec communications claires. « Lorsque nous voulons être efficaces, nous avons parfois recours à moins de mots pour communiquer », explique Mme Dhawan.
« Mais en restant bref, il se pourrait que reste de l’équipe perde du temps à essayer d’interpréter vos messages (et à mal les interpréter par la suite, de toute façon). »
« Ne supposez pas que les autres comprennent vos signaux et vos raccourcis », ajoute M. Chamorro-Premuzic. « Prenez le temps de communiquer avec l’intention d’être le plus clair possible, peu importe le mode utilisé. »
Les auteurs recommandent également d’introduire des normes de communication avec votre équipe au bureau afin d’aider à définir cette clarté. Ils citent comme exemple des sociétés telles que Merck, qui a créé des acronymes pour ses communications numériques, telles que 4HR (Réponse en quatre heures) et NNTR (Pas besoin de répondre), ce qui confère un caractère prévisible et certain aux conversations virtuelles.
« Les normes peuvent également être fixées au niveau individuel, comme le temps de réponse souhaité, le style de rédaction et le ton », affirme Mme Dhawan. « Par exemple, certaines personnes préfèrent des messages courts et rapides, tandis que d’autres préfèrent des réponses longues et détaillées. Les gens diffèrent également par leur préférence et leur tolérance envers l’humour et l’absence de formalité. »
Les experts recommandent de prendre le temps de communiquer avec l’intention d’être le plus clair possible, peu importe le mode utilisé.
4. Ils sont férus de technologie
Si vous envisagez déjà de travailler à distance, vous devez absolument être à l’aise avec la technologie, explique Anna Johansson, écrivant pour Entrepreneur(6): « La dernière chose que vous pouvez vous permettre, c’est que vos employés à distance prennent constamment d’assaut votre équipe informatique, en raison de problèmes simples qu’ils pourraient résoudre eux-mêmes. »
Même si votre patron prendra probablement pour acquis que vous savez utiliser le nuage, les services de vidéoconférence et de messagerie d’entreprise tels que Slack, cela ne veut pas dire que vous devez vous asseoir sur vos lauriers. « Il est important de montrer que vous êtes intéressé à apprendre et à vous adapter, peut-être même plus que de démontrer des compétences organisationnelles exemplaires », déclare Tom Livingstone, responsable du marketing à l’agence de recrutement Talentful.
Assurez-vous de connaître les dernières technologies liées au télétravail, et n’ayez pas peur de faire des suggestions à votre patron si vous voyez un moyen d’utiliser la technologie pour simplifier les processus. Deepina Kapila, chef de produit chez Visa(7), recommande YouTube Live(8) si vous devez enregistrer une vidéo rapide ou animer une émission ou une séance de formation en direct pour votre équipe. « C’est l’alternative de Google Hangouts pour assurer une diffusion à l’échelle mondiale », dit-elle.
« Si vous gérez une équipe à distance et souhaitez connaître son niveau de bonheur, essayez Chimp ou Champ(9) », ajoute-t-elle. « Cet indicateur hebdomadaire et anonyme du bonheur des employés est un outil rapide conçu à cet effet. Il permet également aux équipes d’émettre des commentaires, un peu comme les anciennes boîtes à suggestions. »
5. Ils restent en contact
L’un des plus gros soucis du nouveau télétravailleur est qu’il pâtira du principe de « loin des yeux, loin du cœur ». Une étude récente(10) menée auprès de 1 100 employés a révélé que les télétravailleurs se sentaient souvent boudés et laissés pour compte. Après tout, si le patron ne peut pas vous voir, comment peut-il vous proposer une promotion ou une nouvelle opportunité?
En revanche, les télétravailleurs accomplis savent qu’il n’en tient qu’à eux pour se sentir inclus et se faire remarquer. « La confiance et la réactivité sont essentielles », déclare Tom Livingstone. « Envoyer un message par-ci par-là, avant même qu’on ne vous le demande, pour tenir quelqu’un au courant de vos progrès et de vos idées, peut faire toute la différence. »
La clé est de faire preuve d’initiative et d’enthousiasme envers votre rôle, dans la mesure du possible. Par exemple, informez votre patron de votre volonté à occuper un rôle de direction dans les projets, soyez prêt à partager de nouvelles idées lors de votre prochaine discussion téléphonique ou partagez de temps en temps avec votre patron les commentaires positifs de vos clients.
Trouvez le moyen de vous montrer « présent » autant que possible aux yeux de votre patron. Pour ce faire, vous pouvez utiliser un système de gestion de projet, tel que Basecamp(11), qui vous permet de discuter de vos idées de façon plus active et de montrer ce sur quoi vous travaillez avec vos collègues. Ou cela peut être quelque chose de plus simple : Michael Ferguson, PDG de Rainmakers, recommande(12) de programmer des appels vidéo plutôt que de compter sur la communication par courriel. « La vidéo améliore la collaboration », dit-il. Lorsque l’équipe peut voir le télétravailleur et que celui-ci est visible, « cela favorise une collaboration efficace, qui améliore la productivité, l’efficience et l’innovation ».
Daniel Mobbs est un journaliste britannique spécialisé dans le monde des affaires.
Sources :
(1) https://www.bizjournals.com/bizjournals/how-to/human-resources/2016/02/working-remotely-isn-t-right-for-everyone.html
(2) https://www.vanschneider.com/manage-time-remote-worker
(3) https://toggl.com/
(4) https://www.bc.edu/content/dam/files/centers/cwf/research/publications/
researchreports/Bringing%20Work%20Home_Telecommuting
(5) https://hbr.org/2018/02/how-to-collaborate-effectively-if-your-team-is-remote
(6) https://www.entrepreneur.com/article/289370
(7) https://skillcrush.com/2016/10/24/remote-work-tools/
(8) https://www.youtube.com/channel/UC4R8DWoMoI7CAwX8_LjQHig
(9) http://chimporchamp.com/
(10) https://hbr.org/2017/11/a-study-of-1100-employees-found-that-remote-workers-feel-shunned-and-left-out
(11) https://basecamp.com/
(12) https://hbr.org/2018/01/stop-neglecting-remote-workers
